Der Fehler, den fast jeder Verein macht
Fast jeder Verein mit Jugendarbeit lässt sich erweiterte Führungszeugnisse vorlegen. Und fast jeder macht dabei denselben Fehler, er bewahrt zu viel auf, nicht zu wenig.
Die Fragen, die sich niemand laut stellt
- „Wo liegen unsere Führungszeugnisse, und wann laufen sie ab?“
- „Dürfen wir den Scan in der Cloud speichern?“
- „Wer bei uns braucht überhaupt eines?“
- „Der Landessportbund fragt nach dem Schutzkonzept. Was ist das?“
Was gilt
Nüchtern, mit Rechtsgrundlage. Wo etwas strittig oder landesabhängig ist, sagen wir es.
Sie dürfen genau drei Dinge festhalten
Das Datum der Einsichtnahme, das Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses und die Feststellung, dass keine einschlägige Eintragung vorliegt. Mehr dürfen Sie nicht festhalten. Achtung: Einsichtnahme- und Ausstellungsdatum sind zwei verschiedene Dinge, die meisten Vereine erfassen nur eines, meist das falsche.
Eine Kopie ist verboten, auch als Scan
Wer das Führungszeugnis einscannt und ablegt, verstößt gegen den Datenschutz. Und zwar ausgerechnet mit der Maßnahme, mit der er besonders sorgfältig sein wollte.
§ 72a SGB VIII i. V. m. DSGVO § 72a SGB VIII DSGVO
Vorher: schriftliche Einwilligung
Ohne Einwilligung der betroffenen Person ist die Einsichtnahme unzulässig.
Wiedervorlage alle 5 Jahre, Löschung nach 3 Monaten
Spätestens nach fünf Jahren muss erneut Einsicht genommen werden. Und drei Monate nach Ende der Tätigkeit muss die Dokumentation gelöscht sein. Beides scheitert in der Praxis nicht an der ersten Prüfung, sondern daran, dass in fünf Jahren niemand mehr weiß, wer drankommt.
Ohne Schutzkonzept keine Förderung
Der Landessportbund Nordrhein-Westfalen schließt Mitgliedsorganisationen ohne beschlossenes Schutzkonzept seit dem 1. Januar 2025 von jeglicher Förderung aus. Andere Landesverbände ziehen nach. Nötig sind: Risikoanalyse, benannte Ansprechperson, Verhaltenskodex und die Führungszeugnis-Einsicht.
Und was nimmt ClubCoPilot Ihnen ab?
Getrennt nach dem, was heute schon läuft, und dem, woran wir noch arbeiten. Damit Sie es von uns erfahren und nicht erst später merken.
Das läuft heute
- Das Datum des Führungszeugnisses lässt sich am Mitglied hinterlegen.
- Feingranulare Rollen und Rechte, wer die Daten sieht, bestimmen Sie.
- Lückenloses Protokoll: Jeder Zugriff ist nachvollziehbar.
Daran arbeiten wir
- Ein eigenes § 72a-Modul: Tätigkeits-Kategorisierung, Einwilligungs-Workflow, Erfassung der drei zulässigen Angaben, ohne Datei-Upload.
- Automatische Wiedervorlage nach 5 Jahren und Löschung 3 Monate nach Tätigkeitsende.
- Ehrenkodex-Signaturen und Ansprechpersonen-Register für das Schutzkonzept.
Brauchen Sie eines davon dringend? Sagen Sie uns Bescheid. Wir nennen Ihnen, wann es so weit ist.
Zum Vertiefen
Quellen
Diese Seite beschreibt die Rechtslage nach bestem Wissen, ersetzt aber keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall wenden Sie sich an eine Steuerberatung oder das zuständige Finanzamt.
Häufige Fragen zu Kinderschutz
Dürfen wir eine Kopie des Führungszeugnisses aufbewahren?
Nein. Weder auf Papier noch als Scan, weder im Ordner noch in der Cloud. Das Führungszeugnis wird eingesehen und zurückgegeben. Dokumentiert werden nur drei Angaben: Datum der Einsichtnahme, Ausstellungsdatum und die Feststellung, dass keine einschlägige Eintragung vorliegt.
Braucht bei uns wirklich jeder ein Führungszeugnis?
Nein. Welche Tätigkeiten betroffen sind, legt die Vereinbarung fest, die Ihr Verein mit dem Jugendamt schließt. Maßgeblich sind Art, Intensität und Dauer des Kontakts. Der Trainer einer Jugendmannschaft braucht eines, der zufällig anwesende Platzwart in der Regel nicht.
Warum bieten Sie keinen Datei-Upload für das Führungszeugnis an?
Weil das der Verstoß wäre, den wir verhindern wollen. Eine Software, die Ihnen hier einen Upload anbietet, führt Sie in den Fehler. Deshalb bauen wir ein Modul, das nur die drei zulässigen Angaben erfasst.
Die anderen Bereiche
Lieber einmal in Ruhe durchgehen?
Wir schauen uns Ihre Situation an und sagen Ihnen, wo Sie stehen, ohne Verkaufsgespräch.
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