Erweitertes Führungszeugnis im Verein: Der Fehler, den fast alle machen
Nach § 72a SGB VIII braucht ihr für die Jugendarbeit erweiterte Führungszeugnisse. Was ihr dokumentieren müsst, was ihr auf keinen Fall aufbewahren dürft – und warum der Scan in der Cloud selbst ein Verstoß ist.
Geschrieben für: Vorstand, Jugendleiter
Fast jeder Verein mit Kinder- und Jugendarbeit lässt sich erweiterte Führungszeugnisse vorlegen. Und fast jeder macht dabei denselben Fehler.
Der Fehler ist nicht, dass zu wenig dokumentiert wird. Der Fehler ist, dass zu viel aufbewahrt wird.
Der Fehler in einem Satz
Der Verein darf keine Kopie des Führungszeugnisses aufbewahren. Auch keinen Scan. Auch nicht „nur zur Sicherheit” in der Cloud.
Wer das Führungszeugnis einscannt und in einer Dateiablage speichert, verstößt gegen den Datenschutz – und zwar genau mit der Maßnahme, mit der er eigentlich sorgfältig sein wollte.
Was ihr stattdessen dokumentieren dürft
Erlaubt – und vorgeschrieben – ist die Dokumentation von genau drei Dingen:
- Das Datum der Einsichtnahme (wann habt ihr hineingeschaut?)
- Das Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses
- Die Feststellung, dass keine einschlägige Eintragung vorliegt
Mehr nicht. Kein Scan, keine Kopie, keine Notiz zum Inhalt.
Und ganz wichtig, weil es dauernd verwechselt wird:
Das Datum der Einsichtnahme ist nicht dasselbe wie das Ausstellungsdatum. Ihr braucht beide. Die meisten Vereine erfassen nur eines – meistens das falsche.
Vorher: Die Einwilligung
Bevor ihr überhaupt hineinschaut, braucht ihr die schriftliche Einwilligung der betroffenen Person. Ohne sie ist die Einsichtnahme unzulässig.
Wer braucht überhaupt eines?
Hier wird es differenziert – und hier gehen viele Vereine zu weit.
Die Pflicht ergibt sich aus der Vereinbarung nach § 72a Abs. 4 SGB VIII, die euer Verein mit dem Jugendamt schließt. In dieser Vereinbarung wird festgelegt, welche Tätigkeiten ein erweitertes Führungszeugnis erfordern.
Die Kriterien sind:
- Art des Kontakts (Einzelkontakt? Übernachtung? Hilfestellung am Körper?)
- Intensität des Kontakts
- Dauer des Kontakts
Der Trainer, der zweimal wöchentlich eine Jugendmannschaft betreut, braucht eines. Der Platzwart, der zufällig anwesend ist, in der Regel nicht.
Wichtige Nuance: Die Pflicht entsteht formal über diese Vereinbarung – nicht automatisch für jeden Verein mit Kindern. In der Praxis verlangen es aber fast alle Landessportbünde und Sportjugenden als Fördervoraussetzung.
Die Wiedervorlage: alle fünf Jahre
Ein Führungszeugnis ist keine Einmalaktion. Es muss spätestens alle fünf Jahre erneut vorgelegt werden. Kürzere Intervalle darf euer Verein selbst festlegen.
Und genau hier scheitern die meisten: Nicht an der ersten Einsichtnahme, sondern daran, dass in fünf Jahren niemand mehr weiß, wer wann drankommt. Der Zettel liegt im Ordner, der Ordner beim damaligen Jugendleiter, und der ist längst nicht mehr im Amt.
Die Löschpflicht: drei Monate nach Ende der Tätigkeit
Hört jemand auf, müsst ihr die Dokumentation spätestens drei Monate danach löschen.
Das ist eine Pflicht, keine Empfehlung. Und sie wird praktisch nie eingehalten, weil niemand daran denkt.
Und dann kommt noch das Schutzkonzept dazu
Seit dem 1. Januar 2025 schließt der Landessportbund Nordrhein-Westfalen Mitgliedsorganisationen ohne beschlossenes Schutzkonzept von jeglicher Förderung aus.
Kein Schutzkonzept, kein Geld. Andere Landesverbände ziehen nach.
Ein Schutzkonzept braucht mindestens:
- Eine Risikoanalyse – wo sind bei uns die Gefährdungsstellen?
- Eine benannte Ansprechperson für Verdachtsfälle
- Einen Verhaltenskodex, den alle unterschreiben
- Die Eignungsprüfung – also die Führungszeugnis-Einsicht
Warum wir dafür ein Modul bauen und keinen Datei-Upload
Der naheliegende Reflex ist: „Wir laden den Scan einfach in die Dokumentenablage der Vereinssoftware.”
Genau das darf man nicht.
Deshalb bauen wir für das erweiterte Führungszeugnis ein eigenes Modul, das den Upload gar nicht erst anbietet – sondern nur die drei Angaben erfasst, die erlaubt sind, die Wiedervorlage nach fünf Jahren überwacht und die Löschung nach Ende der Tätigkeit automatisch auslöst.
Der bequeme Weg wäre hier auch der falsche. Das ist der ganze Punkt.
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Eure Checkliste
- Habt ihr eine Vereinbarung mit dem Jugendamt? Steht darin, welche Tätigkeiten betroffen sind?
- Holt ihr vor der Einsichtnahme eine schriftliche Einwilligung ein?
- Dokumentiert ihr Einsichtnahme-Datum, Ausstellungsdatum und die Feststellung – und sonst nichts?
- Habt ihr irgendwo Kopien oder Scans liegen? → Löschen.
- Wisst ihr, wer wann zur Wiedervorlage ansteht?
- Löscht ihr drei Monate nach Ende der Tätigkeit?
- Habt ihr ein beschlossenes Schutzkonzept?
Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung. Die konkrete Ausgestaltung hängt von der Vereinbarung mit eurem Jugendamt und vom Landesrecht ab – die Kinderschutzgesetze sind in den 16 Bundesländern unterschiedlich.
Geschrieben von René Pannier
Gründer von ClubCoPilot. Baut die Software, über die er schreibt.
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