Datenschutz im Verein
Ein DSGVO-Verstoß ist kein IT-Thema, sondern ein Vorstandsrisiko: Die Aufsichtsbehörde schreibt an den Verein, und verantwortlich ist, wer ihn vertritt. Wir nehmen Ihnen diese Verantwortung nicht ab, wohl aber die Arbeit dahinter und die Verträge gleich mit.
Geht es Ihnen zunächst um die Pflichtenlage, also Auskunftsfristen, Löschpflichten und Haftung?Zu den DSGVO-Pflichten für den Vorstand
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
Sobald eine Software die Daten Ihrer Mitglieder verarbeitet, schreibt die DSGVO diesen Vertrag vor. Bei uns liegt er offen aus, Sie müssen ihn nicht anfordern.
Fragen dazu? Schreiben Sie uns aninfo@tekkcore.de.
Datenschutz ist kein Häkchen, sondern Arbeit
Den größten Teil davon nimmt Ihnen ClubCoPilot durch Funktionen ab, die es tatsächlich gibt.
DSGVO-Auskunft auf Knopfdruck
Fragt ein Mitglied nach Art. 15 DSGVO an, erzeugen Sie die vollständige Auskunft als PDF, mit einem Klick statt in einem Wochenende.
Gestaffeltes Löschkonzept
Kontaktdaten nach 3 Jahren, Kommunikation nach 6, danach Anonymisierung. Die Beiträge bleiben für die Buchhaltung erhalten, der Personenbezug fällt weg.
Sensible Felder verschlüsselt
IBANs und Ausweisnummern liegen verschlüsselt in der Datenbank, nicht im Klartext.
Zero-Trust-Rechte
Jede Berechtigung wird explizit vergeben. Es gibt keinen Super-Admin, der pauschal alles darf.
Lückenloses Protokoll
Jede Änderung ist nachvollziehbar: wer, wann, was. Versehentlich Gelöschtes lässt sich wiederherstellen.
Eigene Datenbank je Verein
Keine gemeinsame Tabelle mit fremden Vereinen. Jeder Verein hat seine eigene Datenbank.
Und was wir bewusst nicht tun
- Keine Werbenetzwerke, kein Tracking, keine Weitergabe an Dritte.
- Kein Google Analytics, weder in der Software noch auf dieser Website.
- Keine Google Fonts. Ihr Browser verbindet sich hier mit keinem fremden Server.
- Keine Auswertung Ihrer Vereinsdaten für eigene Zwecke. Sie gehören Ihnen.
- Keine Server außerhalb Deutschlands.
Häufige Fragen zum Datenschutz
Wie bekommen wir den Auftragsverarbeitungsvertrag von ClubCoPilot?
Er liegt offen auf dieser Website und wird mit Vertragsschluss automatisch Bestandteil des Vertrags, eine Anfrage ist nicht nötig. Sie bleiben Verantwortlicher für Ihre Mitgliederdaten, ClubCoPilot verarbeitet sie nur in Ihrem Auftrag; genau dafür schreibt Art. 28 DSGVO diesen Vertrag vor.
Wo genau liegen unsere Mitgliederdaten?
Auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Jeder Verein bekommt eine eigene Datenbank. Ihre Daten liegen nicht in derselben Tabelle wie die eines anderen Vereins.
Kommen wir aus ClubCoPilot auch wieder heraus, mitsamt unseren Daten?
Ja, jederzeit: Den CSV-Export machen Sie selbst in der Software, auch während der Laufzeit. Nach Vertragsende stehen die Daten 30 Tage zum Export bereit und werden danach unwiderruflich gelöscht. Wir halten Ihre Daten nicht als Druckmittel zurück.
Sieht Ihr Support unsere Mitgliederdaten?
Nur, wenn Sie uns dazu auffordern, etwa weil Sie ein konkretes Problem gemeldet haben. Jeder Zugriff wird protokolliert und ist für Sie im Aktivitätsprotokoll sichtbar.
Setzen Sie Google Analytics oder Werbe-Tracking ein?
Nein. Weder in der Software noch auf dieser Website. Unsere Reichweitenmessung läuft über Umami auf unserem eigenen Server, ohne Cookies und ohne IP-Speicherung. Deshalb sehen wir auch kein Cookie-Banner.
Noch Fragen zum Datenschutz?
Wir gehen den AVV und Ihre Pflichten gern einmal in Ruhe mit Ihnen durch, ohne Verkaufsgespräch.
Monatlich kündbar · Import-Assistent für Excel/CSV inklusive · Server in Deutschland