Datenschutz im Verein
Ein DSGVO-Verstoß ist kein IT-Thema, sondern ein Vorstandsrisiko: Die Aufsichtsbehörde schreibt an den Verein – und verantwortlich ist, wer ihn vertritt. Wir nehmen dir diese Verantwortung nicht ab. Aber die Arbeit dahinter, und die Verträge gleich mit.
Dir geht es erst um die Pflichtenlage – Auskunftsfristen, Löschpflichten, Haftung? Zu den DSGVO-Pflichten für den Vorstand
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
Sobald eine Software die Daten deiner Mitglieder verarbeitet, schreibt die DSGVO diesen Vertrag vor. Bei uns liegt er offen aus – du musst ihn nicht anfordern und nicht darum bitten.
Fragen dazu? Schreib uns an info@tekkcore.de.
Datenschutz ist kein Häkchen, sondern Arbeit
Die meiste davon nimmt dir ClubCoPilot ab – nicht durch ein Versprechen, sondern durch Funktionen, die es wirklich gibt.
DSGVO-Auskunft auf Knopfdruck
Fragt ein Mitglied nach Art. 15 DSGVO an, erzeugst du die vollständige Auskunft als PDF – mit einem Klick statt einem Wochenende.
Gestaffeltes Löschkonzept
Kontaktdaten nach 3 Jahren, Kommunikation nach 6, danach Anonymisierung. Die Beiträge bleiben für die Buchhaltung erhalten, der Personenbezug fällt weg.
Sensible Felder verschlüsselt
IBANs und Ausweisnummern liegen verschlüsselt in der Datenbank – nicht im Klartext.
Zero-Trust-Rechte
Jede Berechtigung wird explizit vergeben. Es gibt keinen Super-Admin, der pauschal alles darf.
Lückenloses Protokoll
Jede Änderung ist nachvollziehbar – wer, wann, was. Versehentlich Gelöschtes lässt sich wiederherstellen.
Eigene Datenbank je Verein
Keine gemeinsame Tabelle mit fremden Vereinen. Jeder Verein hat seine eigene Datenbank.
Und was wir bewusst nicht tun
- Keine Werbenetzwerke, kein Tracking, keine Weitergabe an Dritte.
- Kein Google Analytics – weder in der Software noch auf dieser Website.
- Keine Google Fonts. Dein Browser verbindet sich hier zu keinem fremden Server.
- Keine Auswertung eurer Vereinsdaten für eigene Zwecke. Sie gehören euch.
- Keine Server außerhalb Deutschlands.
Häufige Fragen zum Datenschutz
Wie bekommen wir den Auftragsverarbeitungsvertrag von ClubCoPilot?
Gar nicht erst auf Anfrage – er liegt offen auf dieser Website und wird mit Vertragsschluss automatisch Bestandteil des Vertrags. Ihr bleibt Verantwortlicher für eure Mitgliederdaten, ClubCoPilot verarbeitet sie nur in eurem Auftrag; genau dafür schreibt Art. 28 DSGVO diesen Vertrag vor.
Wo genau liegen unsere Mitgliederdaten?
Auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Jeder Verein bekommt eine eigene Datenbank – eure Daten liegen nicht in derselben Tabelle wie die eines anderen Vereins.
Kommen wir aus ClubCoPilot auch wieder heraus – mitsamt unseren Daten?
Ja, jederzeit: Den CSV-Export machst du selbst in der Software, auch während der Laufzeit. Nach Vertragsende stehen die Daten 30 Tage zum Export bereit und werden danach unwiderruflich gelöscht. Wir halten deine Daten nicht als Druckmittel zurück.
Sieht euer Support unsere Mitgliederdaten?
Nur, wenn ihr uns dazu auffordert – etwa weil ihr ein konkretes Problem gemeldet habt. Jeder Zugriff wird protokolliert und ist für euch im Aktivitätsprotokoll sichtbar.
Setzt ihr Google Analytics oder Werbe-Tracking ein?
Nein. Weder in der Software noch auf dieser Website. Unsere Reichweitenmessung läuft über Umami auf unserem eigenen Server, ohne Cookies und ohne IP-Speicherung. Deshalb sehen wir auch kein Cookie-Banner.
Noch Fragen zum Datenschutz?
Wir gehen den AVV und eure Pflichten gern einmal in Ruhe mit euch durch – ohne Verkaufsgespräch.
Monatlich kündbar · Datenübernahme inklusive · Server in Deutschland