Ist diese Liste vollständig?

Nein – und das sagen wir bewusst. Landesrecht unterscheidet sich, Fachverbände haben eigene Fristen, und eure Satzung kann weitere setzen. Diese Liste deckt die Pflichten ab, die für die meisten Vereine gelten. Im Zweifel fragt euren Verband oder einen Steuerberater.

Was passiert, wenn wir eine Frist verpassen?

Das ist sehr unterschiedlich – von „nichts" bis „Verlust der Gemeinnützigkeit". Bei jeder Pflicht steht deshalb dabei, was konkret droht. Die teuersten sind erfahrungsgemäß die Künstlersozialabgabe (rückwirkende Prüfung), die zeitnahe Mittelverwendung und die MiLoG-Aufzeichnung.

Nimmt ClubCoPilot uns das ab?

Zum Teil – heute schon: Datenauskunft, Löschkonzept, Protokoll, Rollen und Rechte. Die automatische Fristenüberwachung, das Führungszeugnis-Modul und die Mittelverwendungsrechnung bauen wir gerade. Wir sagen dir lieber jetzt, was noch fehlt, als dass du es später merkst.

Compliance

Der Pflichten-Kalender

16 Fristen, die ein Verein einhalten muss – mit Rechtsgrundlage und der Folge, wenn man sie verpasst.

Kostenlos · ohne Anmeldung · nützlich auch ohne unsere Software

Übrigens: Damit ClubCoPilot-Nutzer an genau diese Fristen erinnert werden, bauen wir die automatische Fristenüberwachung gerade in die Software ein.

Jährlich Mehrjährig Anlassbezogen Laufend

Termine im Vereinsjahr

Januar

Bestandsmeldung an den Landessportbund

Jährlich

15.–31. Januar

Grundlage für Verbandsbeiträge und Förderung. Wer nicht meldet, riskiert im Extremfall den Ausschluss aus dem Verband.

Satzung des Landessportbunds Sportvereine

Februar

NADA-Anti-Doping-Zertifikat

Jährlich

1. Januar – 28. Februar

Ohne gültiges Zertifikat keine Kadernominierung.

Kaderrichtlinien der Fachverbände Vereine mit Kaderathleten

März

Künstlersozialabgabe melden

Jährlich

31. März

Abgabepflichtig ab 1.000 € Honorar an Künstler und Publizisten im Jahr – das trifft schon den DJ beim Sommerfest oder den Fotografen für die Website. Die Rentenversicherung prüft rückwirkend; Nachzahlungen plus Säumniszuschläge sind die Regel.

§ 27 KSVG

Jahresabschluss & Kassenprüfung

Jährlich

vor der Mitgliederversammlung

Der Kassenprüfbericht ist Grundlage für die Entlastung des Vorstands. Ohne Entlastung haftet der Vorstand weiter.

Satzung

Mitgliederversammlung

Jährlich

meist Q1, laut Satzung

Formfehler bei Einladungsfrist oder Tagesordnung machen jeden Beschluss anfechtbar – auch die Beitragserhöhung, die ihr gerade beschlossen habt.

§ 32 BGB + Satzung Mitgliederversammlung & Vorstand →

Juli

Körperschaftsteuererklärung / Anlage Gem

Jährlich

31. Juli (mit Steuerberater: 28. Februar des Folgejahres)

Grundlage für den Freistellungsbescheid. Ohne ihn steht die Gemeinnützigkeit in Frage – und damit die Spendenfähigkeit.

§ 149 AO Gemeinnützigkeit →

Ohne festen Termin

Diese Pflichten hängen nicht am Kalender, sondern an einem Ereignis – oder sie laufen ununterbrochen mit. Genau deshalb gehen sie am häufigsten unter.

GEMA-Meldung nach einer Veranstaltung

Anlassbezogen

10 bis 21 Tage nach der Veranstaltung

Auch bei Pauschalvertrag ist die Meldung Pflicht. Über den Dachverband gibt es bis zu 20 % Nachlass – aber nur, wenn gemeldet wird.

GEMA-Tarife, Rahmenverträge der Dachverbände

E-Rechnungen empfangen und archivieren

Laufend

laufend – Pflicht seit 01.01.2025

Jeder Verein mit Zweckbetrieb oder wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb muss strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und 8 Jahre revisionssicher archivieren können. Ein PDF genügt nicht. Keine Übergangsfrist.

§ 14 UStG Was jetzt gilt →

Erweitertes Führungszeugnis: Wiedervorlage

Mehrjährig

spätestens alle 5 Jahre

Und: Löschung spätestens 3 Monate nach Ende der Tätigkeit. Wer eine Kopie oder einen Scan aufbewahrt, begeht selbst einen Datenschutzverstoß.

§ 72a SGB VIII Vereine mit Kinder- und Jugendarbeit Kinderschutz →

Trainerlizenz verlängern

Mehrjährig

alle 4 Jahre (15 Lerneinheiten Fortbildung)

Läuft die Lizenz ab, entfällt der Übungsleiterzuschuss vom Landessportbund – und der Versicherungsschutz kann wackeln.

DOSB-Rahmenrichtlinien Sportvereine

Zeitnahe Mittelverwendung

Mehrjährig

binnen 2 Kalenderjahren nach Zufluss

Wer Geld länger liegen lässt, ohne es einer zulässigen Rücklage zuzuführen, riskiert die Gemeinnützigkeit. Ausnahme: Einnahmen bis 45.000 € im Jahr.

§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO Gemeinnützigkeit →

Arbeitszeiten von Minijobbern aufzeichnen

Laufend

binnen 7 Kalendertagen, 2 Jahre aufbewahren

Bußgeld bis 30.000 €. Gilt für jeden Minijobber, branchenunabhängig.

§ 17 MiLoG Vereine mit bezahlten Kräften Personal & Ehrenamt →

Vorstandsänderung beim Vereinsregister anmelden

Anlassbezogen

unverzüglich nach der Wahl

Notariell beglaubigt. Wird es versäumt, stimmt auch der Eintrag im Transparenzregister nicht mehr – und daraus wird eine eigene Meldepflicht mit Bußgeldrisiko.

§ 67 BGB Vorstand & Register →

Führerscheinkontrolle beim Vereinsfahrzeug

Laufend

mindestens 2× pro Jahr

Der Halter muss sicherstellen, dass der Fahrer eine gültige Fahrerlaubnis hat. Passiert etwas, haftet der Vorstand persönlich.

§ 21 StVG, DGUV Vereine mit Fahrzeug

UVV-Prüfung des Vereinsfahrzeugs

Jährlich

mindestens 1× jährlich

Durch eine befähigte Person, revisionssicher dokumentiert.

DGUV Vorschrift 70 Vereine mit Fahrzeug

Löschfristen für Mitgliederdaten einhalten

Laufend

laufend

Ein ausgetretenes Mitglied von 2009, das noch mit Adresse und IBAN in der Liste steht, ist ein Datenschutzverstoß – und der Vorstand ist dafür verantwortlich.

Art. 5, 17 DSGVO Datenschutz im Verein →

Diese Liste ist nicht vollständig

Landesrecht unterscheidet sich, Fachverbände setzen eigene Fristen, und eure Satzung kann weitere vorschreiben. Was hier steht, gilt für die meisten Vereine – aber es ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtsstand Juli 2026.

Wer behält das alles im Blick?

Heute nimmt ClubCoPilot dir schon die Datenauskunft, das Löschkonzept und das Protokoll ab. Die automatische Fristenüberwachung bauen wir gerade – sag uns, welche Frist dich am meisten kostet.

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