Vereinsverwaltung komplett

Acht Bereiche. Eine Software. Ein Preis.

Von der Mitgliederverwaltung bis zur Buchhaltung deckt ClubCoPilot den kompletten Vereinsalltag ab – sauber verzahnt statt zusammengestückelt. Alles hier ist im Grundpreis ab 3,00 € im Monat enthalten.

Das Dashboard: Ein Blick reicht, um zu wissen, wo der Verein steht. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Mitgliederverwaltung

Alle Mitgliederdaten zentral, sauber und unbegrenzt.

Unbegrenzte Mitglieder, automatische Mitgliedsnummern
Stammdaten mit Foto, Nationalität, Adressen & Telefon
Bankverbindungen & Erziehungsberechtigte je Mitglied
Mitgliedschaftszeiträume (Ein-, Wieder- und Austritt)
Teams & Mannschaften mit Rollen (Spieler, Trainer, Betreuer)
Eigene Felder (Custom Fields) für vereinsspezifische Daten
Duplikat-Erkennung & geführtes Zusammenführen
DSGVO-Datenauskunft als PDF auf Knopfdruck
Ämter & Funktionen mit Eigenschaften-Flags und Transparenzregister-Check
Qualifikationen & Lizenzen mit Nachweis-PDF, Ablauf-Ampel und Pflicht-Matrix je Funktion
Abschließbare Trainerverträge mit PDF-Erzeugung und digitaler Bestätigung
Pflichten-Cockpit: Fristen mit Ampel und automatischen Erinnerungen

Die Mitgliederliste rechnet mit: erwartet, verbucht, offen – je Mitglied und in Summe. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Abteilungen & Sparten

Mehrspartenverein sauber abgebildet – von der Hauptabteilung bis zur Mehrfachmitgliedschaft.

Abteilungen und Sparten mit Kurzbezeichnung und eigener Reihenfolge
Mehrfachmitgliedschaften: ein Mitglied in mehreren Sparten
Abteilungsbeiträge, die sich aus den jeweiligen Kategorien zusammensetzen
Rollen-gebundener Zugriff: Abteilungsleiter sehen ihre Sparte
Hauptabteilung als Standard für Vereine mit nur einer Sparte

Jede Sparte mit eigener Mitgliederzahl – die Hauptabteilung ist markiert. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Familien & Haushalte

Mitglieder zu einem Haushalt bündeln – ein Ansprechpartner, ein Familienbeitrag.

Mitglieder zu einem Haushalt bzw. einer Familie verknüpfen
Gemeinsamer Ansprechpartner und gemeinsame Anschrift
Familienbeitrag über die Haushalts-Abrechnung
Offener Saldo je Haushalt auf einen Blick
Vorschläge, welche Mitglieder zusammen einen Haushalt bilden

Familienkonten bündeln Beiträge und Ansprechpartner je Haushalt. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Beiträge & Abrechnung

Beitragsordnung, die rechnet – automatisch und nachvollziehbar.

Flexible Beitragsarten (wiederkehrend, einmalig, bei Eintritt)
Altersbasierte Beitragskategorien mit automatischer Zuordnung
Zeitlich gültige Beitragsordnung mit voller Historie
Automatische Beitragsberechnung je Mitgliedschaftszeitraum
Beitragsbefreiungen mit Grund und Zeitraum
Manuelle Gebühren für Sonderfälle

Die Beitragsordnung bildet Staffelungen und Familienbeiträge ab – einmal einrichten, fertig. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

SEPA-Lastschrift

Mandate, Vorabankündigung und fertige SEPA-Datei – die ganze Lastschrift-Kette in der Software.

SEPA-Mandate verwalten – je Mitglied und je Haushalt
Mandate per E-Mail einladen: Mitglied erteilt selbst über einen sicheren Link
Widerruf statt Löschen – die Mandatsreferenz bleibt lückenlos
Vorabankündigung mit 14-Tage-Frist – der Einzugslauf wacht selbst über den Termin
Sammellauf mit Vorschau und fertiger SEPA-Datei (pain.008) für die eigene Bank
Rücklastschriften erkennt der Kontoabgleich automatisch
Vollautomatischer Einzug über Stripe – ganz ohne eigene Gläubiger-ID (Add-on)

Jedes Mandat mit lückenloser Referenz – widerrufen statt löschen, damit die Zuordnung hält. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Rechnungen

Rechnungen außerhalb der Beiträge – stellen, freigeben, einziehen.

Rechnungen außerhalb der Beiträge stellen – Trikots, Kurse, Startgelder
Rechnungsvorlagen für wiederkehrende Posten
Status im Blick: freigegeben, teilweise bezahlt, bezahlt, storniert
Fortlaufende Rechnungsnummern
Wie einen Beitrag einziehen und im Kontoabgleich zuordnen

Rechnungen mit Status von freigegeben bis bezahlt – einziehbar wie der Beitrag. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Mahnwesen

Offene Forderungen im Blick – höflich und automatisiert.

Konfigurierbare Mahnstufen mit Mahngebühren
PDF-Mahnbriefe mit SEPA-/EPC-QR-Code
Versand per E-Mail, stufenabhängig
Mahnsperren je Mitglied mit Begründung
Echtheitsprüfung: Empfänger können jede Mahnung selbst verifizieren
Auswertung „offene Forderungen im Zeitraum“

Das Mahnwesen weiß selbst, wer dran ist – gestaffelt nach Stufe und Zustellweg. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Banking (FinTS)

Kontoumsätze automatisch abrufen und zuordnen.

Automatischer Kontoabruf über FinTS – auch mit mehreren Banken
Import von CAMT- und CSV-Dateien
Transaktionen den Mitgliedern zuordnen – automatisch oder manuell
Erkennung verdächtiger Doppelbuchungen
SEPA-/EPC-QR-Codes für einfache Überweisungen

Kontoumsätze kommen per FinTS ins System und ordnen sich den Beiträgen zu. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Buchhaltung

Vereinsbuchhaltung mit Auswertungen – ohne Steuerberater-Sprech.

Konten & Kategorien frei konfigurierbar
Buchungen automatisch aus Beiträgen & Banking
Klassifizierungs-Regeln für eingehende Umsätze
Inbox für unklassifizierte Transaktionen
Aussagekräftige Auswertungen & Diagramme
Vier Steuersphären (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) je Konto
DATEV-Export für den Steuerberater

Einnahmen, Ausgaben, Saldo – jederzeit, ohne dass jemand eine Tabelle pflegt. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Steuern & Gemeinnützigkeit

Fristen und Grenzen der Gemeinnützigkeit als Ampel (Zusatzmodul).

45.000-€-Freigrenze im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb als Ampel (§ 64 AO)
Mittelverwendungsrechnung mit 2-Jahres-Frist-Ampel (§ 55 AO)
Rücklagenspiegel nach § 62 AO mit Rücklagen-Verwaltung
Umsatzsteuer-Ampel (Kleinunternehmer 25.000/100.000 € ab 2025)
Anlage-Gem-Export für die Körperschaftsteuererklärung

Vier Ampeln, ein Blick: Freigrenze, Umsatzsteuer, Mittelverwendung und Rücklagen. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Haushaltsplan & Budget

Soll-Ist-Haushaltsplan mit Ampel (Zusatzmodul).

Soll-Ist-Haushaltsplan mit Ampel
Planung nach Konto und nach Kategorie
Wirtschaftsjahr oder frei definierte Saison-Zeiträume
Planwerte je Zeitraum getrennt gespeichert

Plan gegen Ist je Konto – die Ampel zeigt sofort, wo es eng wird. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Kinderschutz & Compliance

Schutzkonzept-Cockpit nach § 72a SGB VIII (Zusatzmodul).

Führungszeugnis-Einsicht ohne Kopie, mit 5-Jahres-Wiedervorlage und Löschautomatik
Schutzkonzept beschließen, versionieren und öffentlich zeigen
Ehrenkodex digital unterschreiben (Signaturkampagne)
Ansprechpersonen und anonymer Melde-/Ombudskanal
Verdachtsfälle pseudonymisiert und verschlüsselt dokumentieren
Onboarding-Gates (aktiv erst nach EFZ + Kodex) und Förder-/Jugendamt-Nachweis

Reifegrad auf einen Blick: Schutzkonzept, Ansprechperson, Führungszeugnisse, Ehrenkodex. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Objekte, Inventar & Fahrzeuge

Ausstattung, Ausleihe, Inventur und Fahrzeuge (Zusatzmodul).

Einzelstücke, Verbrauchsmaterial und Trikotsätze mit Größen in einem Bestand
Ausleihe mit Erhalts-Quittung des Ausleihers und Erinnerung an die Rückgabe
Inventur mit Soll-Ist-Vergleich, QR-Labels zum Aufkleben und Scannen
Prüf- und Wartungsfristen am Gegenstand (DGUV, Erste-Hilfe-Ablauf)
Fahrzeuge mit UVV-Prüfung (1×/Jahr) und Führerscheinkontrolle (2×/Jahr)
Schaden- und Verlustmeldung mit Foto aus dem Mitglieder-Portal, Nachbestell-Liste

Das Vereinsinventar an einem Ort – Knappes und Defektes fällt sofort auf. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Kommunikation & Briefe

Serienbriefe und E-Mails mit echten Vereinsdaten.

Brief- & Serienbrief-System mit visuellem Vorlagen-Editor
Dynamische Platzhalter (Name, Adresse, Beitragsinfos)
Versand per E-Mail oder als Post-PDF
Zustellsicherer Versand über eigenen Mailserver (SPF/DKIM)
Versand-Historie und erneuter Versand

Training & Sportstätten

Trainingsbetrieb planen – intern und öffentlich sichtbar.

Wochen-/Trainingsplan mit Slots, Terminen, Spielen & Sondertraining
Sportstätten & Belegungsplan mit Konfliktprüfung
Mannschafts-/Trainerbereich: An-/Absagen (RSVP), Anwesenheit, Team-Beitritt per QR
Persönlicher, abonnierbarer ICS-Feed: Training, Spiele & Vereinstermine landen im Handy-Kalender
DFB-Spielplan per CSV importieren – mit Vorschau und Freigabe, in Verwaltung und Trainer-Portal
Öffentlich einsehbarer Trainings-/Spielplan (Add-on) mit Vereinsbranding

Der Wochenplan kennt die Plätze – und merkt, wenn zwei Mannschaften denselben wollen. Screenshot aus dem Vorführ-Verein — alle Daten erfunden.

Sicherheit & Verwaltung

Rollen, Protokolle und Datenschutz – sauber getrennt.

Feingranulare Rollen & Rechte (Zero-Trust)
Lückenloses Aktivitäts-Protokoll mit Wiederherstellung
Änderungsanfragen-Workflow für sensible Daten
Verschlüsselung sensibler Felder (z. B. IBAN, Ausweis)
Gestaffelte Aufbewahrung & Löschung nach DSGVO
Mehrsprachig (Deutsch & Englisch)

Und was noch nicht drin ist?

Sagen wir dir ehrlich. Auf der Roadmap steht, was wir gerade bauen und was als Nächstes kommt – ohne Marketing-Nebel.

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Alles drin, nichts dazwischen

Acht Bereiche, ein Grundpreis ab 3,00 € im Monat – die Datenübernahme ist in der Einrichtung enthalten.

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