Welches Problem dürfen wir verschwinden lassen?

Eine Excel-Datei kennt keine Ein- und Austritte, keine Familien und keine Historie, nur Zeilen. Und irgendwann weiß niemand mehr, welche Version die richtige ist.

Beiträge berechnen, einziehen, zuordnen, verbuchen, mahnen: fünf Arbeitsschritte, die in vielen Vereinen mehrere Abende kosten. In ClubCoPilot hängen sie als eine Kette zusammen, die weitgehend von selbst läuft.

Offene Beiträge einzutreiben ist die unangenehmste Aufgabe im Verein, weil man die Leute kennt. Deshalb sollte die Software die Mahnungen übernehmen und nicht der Kassenwart persönlich.

Wo die Beitragsliste aufhört, fängt die Buchhaltung an: doppelte Buchführung, automatischer Bankabgleich und Auswertungen, die auch der Kassenprüfer versteht.

Führungszeugnisse, Schutzkonzept, Ehrenkodex, Ansprechpersonen: Kinderschutz ist Pflicht und Fördervoraussetzung. Heute ist er meist eine Excel-Wiedervorlage oder steckt im Kopf des Jugendwarts. ClubCoPilot macht daraus einen nachvollziehbaren Ablauf mit Reifegrad-Ampel.

Jeder Spender will im Januar seine Bestätigung. Heute heißt das oft: Kontoauszüge durchsuchen, Word-Vorlage kopieren, Beträge abtippen und hoffen, dass der Freistellungsbescheid noch gilt. ClubCoPilot führt Spender und Spenden an einem Ort und stellt die Bestätigungen in einem Durchgang aus.

Trikots, Bälle, Schlüssel, die Technik im Vereinsheim und der Bus: Ein Verein besitzt mehr, als er weiß, und der Überblick steckt oft im Kopf einer einzigen Person. ClubCoPilot macht daraus eine Liste, die jeder lesen kann, samt Ausleihe, Prüffristen und Inventur.

Mittelverwendungsfristen, Rücklagengrenzen, die 45.000-€-Freigrenze: Ein großer Teil der Vorstandsarbeit ist Risikomanagement mit wenig Zeit. ClubCoPilot macht die Zahlen sichtbar, bevor das Finanzamt sie sieht.

Ein Haushalt, den die Mitgliederversammlung beschließt, ist schnell vergessen. ClubCoPilot stellt Soll und Ist nebeneinander, nach Konto oder Kategorie, über Wirtschaftsjahr oder Saison, und zeigt per Ampel, wo es eng wird.

Viele kleine Vereine verwalten ihre Mitglieder in Excel und tragen trotzdem dieselben Pflichten wie die großen: DSGVO-Auskunft binnen eines Monats, Löschfristen, eine Kasse, die den Kassenprüfbericht übersteht. ClubCoPilot deckt das ab und bleibt dabei einfach: ab 3 € im Monat, schnell zu bedienen, und Sie zahlen keine höhere Stufe für Funktionen, die Sie nicht brauchen.

Online-Vereinssoftware heißt: Sie arbeiten im Browser, ohne etwas zu installieren, und alle sehen denselben aktuellen Stand, ob zu Hause, in der Halle oder in der Vorstandssitzung. ClubCoPilot läuft auf Servern in Deutschland, sichert die Daten Ihres Vereins automatisch und ist immer aktuell.

FinTS ist die Bankschnittstelle, die praktisch jede deutsche Bank und Sparkasse anbietet. ClubCoPilot holt darüber die Kontoumsätze Ihres Vereins automatisch ab, ordnet sie den Mitgliedern zu und verbucht sie, ohne CSV-Export und ohne Abtippen.

Einladungen, Rundschreiben, Mahnungen: Wer sie einzeln aus dem privaten Postfach verschickt, verliert den Überblick und landet im Spam. ClubCoPilot verschickt Serienbriefe per Mail über einen zustellsicher eingerichteten Mailserver, im Namen Ihres Vereins.

Plastikkarten drucken, laminieren, eintüten, verschicken. Und im Februar sind sie überholt, weil zwanzig Mitglieder ausgetreten sind. Ein digitaler Ausweis ist immer aktuell, weil er nicht gedruckt wird.