Ein Beitritt. Null Handgriffe.
Vom Online-Antrag bis zur fertigen Buchung greift alles ineinander: Beiträge rechnen sich selbst, Kontoumsätze ordnen sich zu, und wer nicht zahlt, wird automatisch gemahnt. Kein Mensch fasst das an.
So läuft ein Beitritt bei dir durch
Sieben Schritte. Keiner davon deiner. Mitgliederverwaltung, Beiträge, Banking, Buchhaltung und Mahnwesen sind bei ClubCoPilot dieselbe Software – deshalb muss niemand Daten von einem Modul ins nächste tragen.
-
Schritt 1
Jemand tritt ein
Der Online-Antrag wird ausgefüllt – Double-Opt-in inklusive.
-
Schritt 2
Mitglied ist angelegt
Stammdaten, Bankverbindung und Mitgliedschaftszeitraum stehen sofort.
-
Schritt 3
Beitrag rechnet sich selbst
Die Beitragsordnung ordnet die Alterskategorie zu und berechnet den Betrag.
-
Schritt 4
Der Kontoumsatz kommt zurück
FinTS holt die Zahlung ab und ordnet sie dem Mitglied zu.
-
Schritt 5
Die Buchung entsteht
Der Umsatz wird nach deinen Regeln klassifiziert und verbucht.
-
Schritt 6
Wer nicht zahlt, wird gemahnt
Die Mahnstufe greift von selbst – mit PDF, SEPA-QR-Code und Versand.
-
Schritt 7
Das Mitglied sieht alles
Self-Service-Portal mit offenem Saldo und digitalem Ausweis auf dem Handy.
Und niemand musste eine Tabelle öffnen.
Der SEPA-Einzug startet gerade im Early Access. Alles davor und danach läuft heute schon.
Automatisch
Beitragslauf, SEPA-Einzug, Mahnwesen und Banking-Abgleich laufen von selbst. Du prüfst und gibst frei, statt zu tippen.
Was von selbst läuftModular
Ein vollständiger Kern für jeden Verein, spezielle Module nur bei Bedarf. Keine Tarifstufen, kein Preissprung.
So ist ClubCoPilot aufgebautDer Papierkram macht sich ab jetzt selbst
Bisher waren das fünf Abende im Januar. Ab jetzt sind es null – jeden dieser Schritte erledigt die Software, während du etwas anderes tust.
Beiträge ziehen sich selbst ein
Altersstaffeln, SEPA-Lastschrift, FinTS-Abgleich – ohne dass du im Januar Überstunden machst.
Mahnen ohne Buhmann-Gefühl
Mehrstufig, mit SEPA-QR-Code auf dem Brief. Die Software erinnert – nicht du bei der Übungsstunde.
Kasse, die die Prüfung übersteht
Belege am Vorgang, Auswertungen auf Knopfdruck – der Kassenprüfer nickt zufrieden.
Beispiel: ein Verein mit 80 Mitgliedern zahlt
3,00 € / Monat
So sieht das aus
Ein Verein mit 180 Mitgliedern, neun Mannschaften und einem Vereinskonto. Genau das, was du jeden Monat vor dir hast – nur eben schon fertig. (Screenshot anklicken zum Vergrößern.)
Alles, was ein Verein braucht
16 Bereiche, eine Software – sauber verzahnt statt zusammengestückelt.
Mitgliederverwaltung
Alle Mitgliederdaten zentral, sauber und unbegrenzt.
AnsehenAbteilungen & Sparten
Mehrspartenverein sauber abgebildet – von der Hauptabteilung bis zur Mehrfachmitgliedschaft.
AnsehenFamilien & Haushalte
Mitglieder zu einem Haushalt bündeln – ein Ansprechpartner, ein Familienbeitrag.
AnsehenBeiträge & Abrechnung
Beitragsordnung, die rechnet – automatisch und nachvollziehbar.
AnsehenSEPA-Lastschrift
Mandate, Vorabankündigung und fertige SEPA-Datei – die ganze Lastschrift-Kette in der Software.
AnsehenRechnungen
Rechnungen außerhalb der Beiträge – stellen, freigeben, einziehen.
AnsehenMahnwesen
Offene Forderungen im Blick – höflich und automatisiert.
AnsehenBanking (FinTS)
Kontoumsätze automatisch abrufen und zuordnen.
AnsehenBuchhaltung
Vereinsbuchhaltung mit Auswertungen – ohne Steuerberater-Sprech.
AnsehenSteuern & Gemeinnützigkeit
Fristen und Grenzen der Gemeinnützigkeit als Ampel (Zusatzmodul).
AnsehenHaushaltsplan & Budget
Soll-Ist-Haushaltsplan mit Ampel (Zusatzmodul).
AnsehenKinderschutz & Compliance
Schutzkonzept-Cockpit nach § 72a SGB VIII (Zusatzmodul).
AnsehenObjekte, Inventar & Fahrzeuge
Ausstattung, Ausleihe, Inventur und Fahrzeuge (Zusatzmodul).
AnsehenKommunikation & Briefe
Serienbriefe und E-Mails mit echten Vereinsdaten.
AnsehenTraining & Sportstätten
Trainingsbetrieb planen – intern und öffentlich sichtbar.
AnsehenSicherheit & Verwaltung
Rollen, Protokolle und Datenschutz – sauber getrennt.
AnsehenEin Vorstand haftet persönlich. Wir denken an die Fristen.
Bestandsmeldung, Mittelverwendung, Führungszeugnisse, Registeranmeldungen — der eigentliche Job eines Vorstands ist Risikomanagement unter Zeitmangel. Unser Pflichten-Kalender listet alle 16 Fristen, die ein deutscher Verein einhalten muss: mit Rechtsgrundlage und der Folge, wenn man sie verpasst. Kostenlos, ohne Anmeldung.
16
Pflichten über das Vereinsjahr — von der JHV-Einladung bis zur Bestandsmeldung
Alles Wichtige ist schon drin
FinTS-Banking, doppelte Buchführung und mehrstufiges Mahnwesen gehören bei uns zum Grundpreis – bei den meisten Anbietern kosten sie extra. Wie wir uns im Markt schlagen, kannst du in Ruhe nachlesen: jede Angabe mit Quelle und Datum belegt.
Zum direkten VergleichDu nutzt schon eine Vereinssoftware?
Wir holen deine Daten ab – aus Excel, NetXP, SPG-Verein oder Lexware. Die Übernahme aus Excel und CSV ist in der Einrichtung enthalten; für Altsysteme nennen wir dir den Mehraufwand vorher als festen Betrag.
Wechselservice entdecken49 €
Einrichtung inkl. Datenübernahme
Übrigens: Website, Domain, E-Mail und Hosting für deinen Verein gibt es bei uns gleich mit – aus einer Hand, ohne Drittanbieter.
Das Ökosystem ansehenFrüh dabei sein hat hier Vorteile
ClubCoPilot ist jung — und genau davon profitierst du: Deine Support-Anfrage liest der Gründer, der die Software baut. Und was dein Verein dringend braucht, bestimmt die Roadmap mit. Kein Ticket-Karussell, kein „Wir leiten das weiter".
Wo willst du hin?
Such dir den Einstieg, der zu deinem Verein passt.
Häufige Fragen
Wie setzt sich der Preis zusammen?
Bis 100 berechenbare Mitglieder zahlst du pauschal 3,00 € im Monat. Ab dort rechnen wir mit 0,03 € pro Mitglied und Monat. Dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 49 € – darin ist die Übernahme deiner bisherigen Daten enthalten.
Welche Mitglieder werden berechnet?
Nur Mitglieder mit Status aktiv, passiv, fördernd oder Ehrenmitglied. Ausgetretene und Nichtmitglieder kannst du unbegrenzt und kostenfrei als reine Adressdatensätze führen.
Was ist im Grundpreis enthalten?
Alle Kernfunktionen: Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Mahnwesen, FinTS-Banking, Vereinsbuchhaltung, der Serienbrief-Editor und die Trainingsverwaltung. Zusatzmodule wie SMS, Briefdruck oder erweiterter Speicher sind optional.
Kann ich meine Daten aus einer anderen Vereinssoftware übernehmen?
Ja. Die Datenübernahme aus Excel oder CSV ist in der Einrichtungsgebühr enthalten. Für aufwendigere Migrationen – etwa aus NetXP, SPG-Verein oder Lexware – rechnen wir den Mehraufwand transparent nach Stunden ab und sagen dir den Preis vorher.
Kann ich Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehen?
Ja – auf zwei Wegen: mit eigener Gläubiger-ID erzeugt ClubCoPilot die fertige SEPA-Datei (pain.008) für deine Bank, oder vollautomatisch über Stripe – ganz ohne eigene Gläubiger-ID (Add-on). Drumherum läuft ohnehin alles: Die Beitragsordnung berechnet die Forderungen, FinTS holt die Kontoumsätze ab, ordnet Zahlungen den Mitgliedern zu und verbucht sie – und wer nicht zahlt, wird automatisch gemahnt.
Wo liegen meine Daten?
Auf Servern in Deutschland. ClubCoPilot wird von der TekkCore UG in Berlin entwickelt und betrieben. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir dir zur Verfügung.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Nein, die Abrechnung erfolgt monatlich. Details regelt der jeweilige Vertrag.
Bereit für entspannte Vereinsverwaltung?
Starte ab 3,00 € im Monat – in zehn Minuten eingerichtet, alles Wichtige inklusive.
Monatlich kündbar · Datenübernahme inklusive · Server in Deutschland