Ein Mitglied fragt nach seinen Daten. Du hast einen Monat
Datenschutz im Verein ist keine Formalie. Es ist Arbeit – und die meiste davon lässt sich automatisieren.
Die Fragen, die sich niemand laut stellt
- „Ein Mitglied verlangt Auskunft. Wie lange haben wir Zeit?“
- „Ein ausgetretenes Mitglied von 2009 steht noch in der Liste. Ist das erlaubt?“
- „Brauchen wir einen Vertrag mit unserem Software-Anbieter?“
- „Ab wann brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten?“
Was gilt
Nüchtern, mit Rechtsgrundlage. Wo etwas strittig oder landesabhängig ist, sagen wir es.
Auskunft binnen eines Monats
Fragt ein Mitglied nach seinen Daten, müsst ihr binnen eines Monats eine vollständige Auskunft geben – über alles, was ihr über die Person gespeichert habt. Mitgliederliste, Beiträge, Bankumsätze, Mailhistorie, Aufnahmeantrag.
Art. 15 DSGVO
Alte Daten sind kein Archiv, sondern ein Verstoß
Ein ausgetretenes Mitglied, dessen Adresse und IBAN Jahre später noch in der Liste stehen, ist ein Datenschutzverstoß. Der Trick: Beitrags- und Buchungsdaten dürfen für die steuerlichen Fristen bleiben – aber der Personenbezug kann entfallen. Man anonymisiert die Person und behält die Zahlen.
Art. 5, 17 DSGVO
Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Pflicht
Sobald eine Software Mitgliederdaten verarbeitet, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Ihr bleibt Verantwortlicher, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Bei uns liegt er offen aus.
Art. 28 DSGVO
Datenschutzbeauftragter ab 20 Personen
Nicht ab 20 Beschäftigten – ab 20 Personen, die ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten. Ehrenamtliche mit Zugriff zählen mit. Das erreichen mehr Vereine, als denken.
Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG
Und was nimmt ClubCoPilot dir ab?
Getrennt nach dem, was heute schon läuft – und dem, woran wir noch arbeiten. Damit du es von uns hörst und nicht später merkst.
Das läuft heute
- Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO als vollständiges PDF – auf Knopfdruck.
- Gestaffelter Löschlauf: Kontaktdaten nach 3 Jahren, Kommunikation nach 6, danach Anonymisierung. Du gibst die Vorschläge nur frei.
- IBANs und Ausweisnummern verschlüsselt gespeichert, nicht im Klartext.
- Eine eigene Datenbank je Verein – keine gemeinsame Tabelle.
- Lückenloses Protokoll mit Wiederherstellung.
- Auftragsverarbeitungsvertrag offen zum Nachlesen.
Daran arbeiten wir
- Fotoeinwilligungen je Kanal (Website, Social Media, Presse) mit Sperrliste, die in die Mediengalerie durchschlägt.
Brauchst du eines davon dringend? Sag uns Bescheid – wir sagen dir ehrlich, wann es so weit ist.
Zum Vertiefen
Häufige Fragen zu Datenschutz
Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit euch?
Ja – und ihr bekommt ihn, ohne danach fragen zu müssen. Er ist auf unserer Website abrufbar und wird mit Vertragsschluss Bestandteil des Vertrags.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Ihr könnt sie jederzeit selbst als CSV exportieren – auch während der Laufzeit. Nach Vertragsende stellen wir sie 30 Tage lang zum Export bereit und löschen sie danach unwiderruflich.
Die anderen Bereiche
Lieber einmal in Ruhe durchgehen?
Wir schauen uns eure Situation an und sagen euch ehrlich, wo ihr steht – ohne Verkaufsgespräch.
Monatlich kündbar · Datenübernahme inklusive · Server in Deutschland