Der Freibetrag gehört der Person – nicht eurem Verein
Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale, Minijob. Drei einfache Regeln – und drei Fallen, in die Vereine zuverlässig laufen. Bei einer davon haftet der Verein für die Lohnsteuer.
Die Fragen, die sich niemand laut stellt
- „Unser Trainer arbeitet auch bei einem anderen Verein. Dürfen wir trotzdem steuerfrei zahlen?“
- „Darf der Vorstand eine Ehrenamtspauschale bekommen?“
- „Müssen wir die Arbeitszeiten unserer Trainer aufschreiben?“
- „Was ist die VBG – und warum vergisst die jeder?“
Was gilt
Nüchtern, mit Rechtsgrundlage. Wo etwas strittig oder landesabhängig ist, sagen wir es.
Die Werte ab 2026
Übungsleiterpauschale 3.300 € (vorher 3.000 €), Ehrenamtspauschale 960 € (vorher 840 €), Minijob-Grenze 603 €/Monat (vorher 556 €). Wer noch mit den alten Zahlen rechnet, rechnet falsch – und der halbe Ratgeber-Bestand im Netz ist veraltet.
Steueränderungsgesetz 2025
Der Freibetrag ist personenbezogen – hier haftet ihr
Ein Trainer, der bei zwei Vereinen arbeitet, kann die 3.300 € nur einmal ausschöpfen. Beide Vereine zahlen aber gutgläubig steuerfrei – und der Verein haftet für die nicht abgeführte Lohnsteuer. Schutz gibt es nur über eine schriftliche Selbsterklärung.
§ 3 Nr. 26 EStG
Ehrenamtspauschale an den Vorstand: nur mit Satzung
Eine Regelung in der Geschäfts- oder Beitragsordnung genügt nicht. Fehlt die Satzungsgrundlage, ist die Zahlung gemeinnützigkeitsschädlich – und kann den Verein die Gemeinnützigkeit kosten.
§ 3 Nr. 26a EStG
Arbeitszeit aufzeichnen: Pflicht, mit Bußgeld
Für jeden Minijobber müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit binnen sieben Kalendertagen aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Branchenunabhängig. Bußgeld bis 30.000 €.
§ 17 MiLoG
Zwei Anmeldungen, nicht eine
Der Minijob muss binnen sechs Wochen bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden – und zusätzlich bei der VBG, der gesetzlichen Unfallversicherung. Die zweite wird routinemäßig vergessen.
Und was nimmt ClubCoPilot dir ab?
Getrennt nach dem, was heute schon läuft – und dem, woran wir noch arbeiten. Damit du es von uns hörst und nicht später merkst.
Das läuft heute
- Trainingsbetrieb mit Terminen, Zu- und Absagen und Anwesenheit – die Datengrundlage für eine Arbeitszeit-Aufzeichnung.
- Buchhaltung, die Übungsleiterhonorare erkennt und klassifiziert.
Daran arbeiten wir
- Freibetrags-Ampel: Wie viel vom Freibetrag ist bei diesem Übungsleiter noch übrig?
- Selbsterklärungs-Workflow mit jährlicher Wiedervorlage.
- MiLoG-konforme Arbeitszeitaufzeichnung – die Trainingseinheit ist die Arbeitszeit.
Brauchst du eines davon dringend? Sag uns Bescheid – wir sagen dir ehrlich, wann es so weit ist.
Zum Vertiefen
Häufige Fragen zu Personal & Ehrenamt
Unser Trainer arbeitet bei zwei Vereinen. Was tun wir?
Lasst euch eine schriftliche Selbsterklärung geben, dass er den Freibetrag nicht anderweitig ausschöpft – und dass er euch informiert, falls sich das ändert. Das ist euer Nachweis, dass ihr sorgfältig wart.
Können wir beide Pauschalen an dieselbe Person zahlen?
Ja, aber nur für unterschiedliche Tätigkeiten und getrennt ausgezahlt. Wer die F-Jugend trainiert und die Kasse führt, kann beides bekommen. Beides in einem Betrag für dieselbe Tätigkeit geht nicht.
Die anderen Bereiche
Lieber einmal in Ruhe durchgehen?
Wir schauen uns eure Situation an und sagen euch ehrlich, wo ihr steht – ohne Verkaufsgespräch.
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