Alles, was Sie über uns schreiben können

Vereinsverwaltung, die vom Beitritt bis zur Buchung von selbst läuft.

ClubCoPilot verbindet Mitgliederverwaltung, Beiträge, Mahnwesen, Banking und Buchhaltung zu einer Kette, die von selbst läuft. Aus Deutschland, ab 3 €/Monat.

ClubCoPilot ist eine modulare Vereinssoftware für ehrenamtliche Vorstände. Mitgliederverwaltung, Abteilungen, Familienbeiträge, SEPA-Einzug, Rechnungen, Mahnwesen, Banking per FinTS, Buchhaltung, Haushaltsplan, Gemeinnützigkeit, Kinderschutz, Inventar, Trainingsplanung und Bestandsmeldung greifen ineinander: Aus einem Beitrittsantrag entstehen Mitgliedsdatensatz, Beitrag, Lastschrift und Buchung, ohne dass jemand etwas abtippt. Entwickelt von der TekkCore UG in Berlin, gehostet in Deutschland, monatlich kündbar.

ClubCoPilot ist eine modulare Vereinssoftware für ehrenamtlich geführte Vereine. Sie verbindet die Schritte, die in der Vereinsverwaltung sonst einzeln von Hand erledigt werden: Aus einem digitalen Beitrittsantrag entstehen Mitgliedsdatensatz, Beitragszuordnung, SEPA-Lastschrift und Buchung in einem Durchlauf. Kommt eine Lastschrift zurück, läuft das Mahnwesen von selbst an. Der Funktionsumfang deckt die Verwaltung eines Vereins vollständig ab: Mitglieder- und Abteilungsverwaltung, Familien- und Haushaltsbeiträge, Beitragsordnung, Rechnungen, SEPA-Lastschrift, Mahnwesen, Bankanbindung per FinTS, Vereinsbuchhaltung mit Auswertungen, Haushaltsplan und Budgetkontrolle, Steuern und Gemeinnützigkeit, Kinderschutz mit Führungszeugnis-Verwaltung, Inventar, Objekte und Fahrzeuge, Mitgliederkommunikation mit Briefversand, Trainings- und Sportstättenplanung, Bestandsmeldung an die Landessportbünde sowie ein Self-Service-Bereich für Mitglieder. Ergänzend gibt es Vereins-Website, Domain, E-Mail-Postfächer und Hosting aus derselben Hand. Vereine buchen nur die Module, die sie brauchen, und zahlen ab drei Euro im Monat. Die Software richtet sich an Sport-, Musik-, Gesang-, Schützen-, Förder- und Kleingartenvereine ebenso wie an Feuerwehren — überall dort, wo Verwaltung ehrenamtlich neben Beruf und Familie läuft. Entwickelt und betrieben wird ClubCoPilot von der TekkCore UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Berlin. Die Server stehen in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört ohne Aufpreis dazu, die Verträge sind monatlich kündbar.

In Deutschland engagieren sich rund sieben Millionen Menschen ehrenamtlich in Vereinen. Ein großer Teil dieser Arbeit ist keine Vereinsarbeit, sondern Verwaltung: Beitragslisten pflegen, Lastschriften einreichen, Rücklastschriften nachverfolgen, Mahnungen schreiben, Belege sortieren, Fristen einhalten. Das passiert abends, nach der Arbeit, unbezahlt — und oft in Excel-Tabellen, die eine Person führt und niemand sonst versteht. ClubCoPilot ist aus dieser Erfahrung heraus entstanden. Statt einzelner Werkzeuge für Mitglieder, Beiträge und Buchhaltung greift eine Kette ineinander: Wer beitritt, füllt ein Online-Formular aus. Daraus entstehen der Mitgliedsdatensatz, die richtige Beitragsart, das SEPA-Mandat, die Lastschrift und die passende Buchung — ohne dass jemand die Daten ein zweites Mal eingibt. Kommt eine Lastschrift zurück, läuft das Mahnwesen an, ohne dass es jemand anstößt. Was als Beitrags- und Mitgliederverwaltung beginnt, deckt inzwischen den ganzen Verwaltungsalltag ab: Abteilungen und Sparten, Familienbeiträge, Rechnungen, Bankanbindung, Buchhaltung mit Haushaltsplan, Nachweise für Gemeinnützigkeit und Kinderschutz, Inventar und Fahrzeuge, Trainings- und Sportstättenplanung bis hin zur Bestandsmeldung an den Landessportbund. Vereine schalten frei, was sie brauchen, und lassen den Rest aus. Entwickelt wird die Software von der TekkCore UG in Berlin, gegründet und geführt von René Pannier. Das Team ist bewusst klein: Wer eine Support-Anfrage schreibt, bekommt Antwort von jemandem, der den Code kennt. Was noch nicht fertig ist, steht auf einer öffentlichen Roadmap und nicht im Prospekt. Das Preismodell folgt derselben Logik wie das Produkt: Vereine buchen einzelne Module und zahlen ab drei Euro im Monat, kleine Vereine entsprechend wenig, große verhältnismäßig. Es gibt keine Jahresverträge und keine Mindestlaufzeit. Gehostet wird in Deutschland.

„Ein Vereinsvorstand sollte seine Abende nicht damit verbringen, Zahlen von einer Liste in die nächste zu übertragen. Software kann diese Schritte verbinden — dann bleibt Zeit für das, wofür der Verein eigentlich da ist."