Zuwendungsbestätigungen im Januar – nicht mehr am Wochenende in Word

Geldspende, Sachspende, Verzicht auf Aufwandsersatz und – wo zulässig – Mitgliedsbeitrag. Die Texte folgen dem Muster des Bundesfinanzministeriums, mit Betrag in Worten, fortlaufender Nummer und festgeschriebenen Angaben.

Zum Jahresanfang alle Sammelbestätigungen des Vorjahres in einem Zug: Vorschau prüfen, ausstellen, direkt per E-Mail versenden. Wer noch keine vollständige Anschrift hat, wird vorher angezeigt.

Ist der Freistellungsbescheid älter als fünf Jahre (bzw. die Feststellung nach § 60a AO älter als drei), sperrt ClubCoPilot das Ausstellen – und erinnert vorher im Pflichten-Cockpit.

Eine Spende auf dem Kontoauszug wird mit einem Klick zur Zuwendung – der Spender wird am Konto erkannt, gebucht wird nichts doppelt.

Förderbeitrag mit freiwilligem Anteil? Der Anteil wird am Beitragssatz hinterlegt und erst mit der Zahlung zur Zuwendung – getrennt gebucht und im Jahreslauf dabei.

Für die Flutlichtanlage sammeln, den Fortschritt zeigen und Ausgaben zuordnen. Die Frist zur zeitnahen Mittelverwendung wird je Zuflussjahr ausgerechnet.

Ein Spendenformular für die Vereinswebseite – auch per Schnittstelle einbindbar – mit Zahlung per Karte oder SEPA über das Stripe-Konto des Vereins. Die Spende wird automatisch erfasst, gebucht und verdankt.

Jede Bestätigung liegt als PDF/A für die zehnjährige Aufbewahrung vor. Storno mit Ersatzbeleg und Duplikat sind eingebaut; Mitglieder laden ihre Bestätigungen selbst im Portal herunter.