Zuwendungsbestätigungen im Januar, ohne Wochenende in Word
Jeder Spender will im Januar seine Bestätigung. Heute heißt das oft: Kontoauszüge durchsuchen, Word-Vorlage kopieren, Beträge abtippen und hoffen, dass der Freistellungsbescheid noch gilt. ClubCoPilot führt Spender und Spenden an einem Ort und stellt die Bestätigungen in einem Durchgang aus.
Spendenbescheinigung für Vereine nach amtlichem Muster: Geld-, Sach- und Aufwandsspenden erfassen, Sammelbestätigungen im Jahreslauf ausstellen, als archivfestes PDF ablegen und per E-Mail versenden.
Was im Januar auf dem Küchentisch liegt
- Eine Word-Vorlage von 2016, bei der keiner weiß, ob sie noch dem Muster entspricht.
- Wer hat im letzten Jahr eigentlich was gespendet? Das steht verteilt auf drei Kontoauszügen.
- Gilt der Freistellungsbescheid noch, und wenn nicht, seit wann?
- Der Förderbeitrag enthält einen Spendenanteil. Welcher Teil davon ist bestätigungsfähig?
Was ClubCoPilot daraus macht
Die folgenden Funktionen sind gebaut und nutzbar. Was noch fehlt oder wo Grenzen liegen, steht im Hinweis darunter.
Amtliches Muster, alle vier Arten
Geldspende, Sachspende, Verzicht auf Aufwandsersatz und, wo zulässig, Mitgliedsbeitrag. Die Texte folgen dem Muster des Bundesfinanzministeriums, mit Betrag in Worten, fortlaufender Nummer und festgeschriebenen Angaben.
Sammelbestätigungen im Jahreslauf
Zum Jahresanfang erstellen Sie alle Sammelbestätigungen des Vorjahres in einem Durchgang: Vorschau prüfen, ausstellen, direkt per E-Mail versenden. Wer noch keine vollständige Anschrift hat, wird vorher angezeigt.
Bescheid-Wächter
Ist der Freistellungsbescheid älter als fünf Jahre (bzw. die Feststellung nach § 60a AO älter als drei), sperrt ClubCoPilot das Ausstellen. Vorher erinnert das Pflichten-Cockpit daran.
Aus der Bank-Inbox übernommen
Eine Spende auf dem Kontoauszug wird mit einem Klick zur Zuwendung. Der Spender wird am Konto erkannt, und nichts wird doppelt gebucht.
Spendenanteil im Beitrag
Hat Ihr Förderbeitrag einen freiwilligen Anteil, hinterlegen Sie ihn am Beitragssatz. Er wird erst mit der Zahlung zur Zuwendung, getrennt gebucht und im Jahreslauf berücksichtigt.
Spendenprojekte mit Mittelverwendung
Für die Flutlichtanlage sammeln, den Fortschritt zeigen und Ausgaben zuordnen. Die Frist zur zeitnahen Mittelverwendung wird je Zuflussjahr ausgerechnet.
Online-Spenden
Ein Spendenformular für die Vereinswebseite, auch per Schnittstelle einbindbar, mit Zahlung per Karte oder SEPA über das Stripe-Konto des Vereins. Die Spende wird automatisch erfasst, gebucht und mit einer Dankesmail bestätigt.
Archivfestes PDF & Mitgliederportal
Jede Bestätigung liegt als PDF/A für die zehnjährige Aufbewahrung vor. Storno mit Ersatzbeleg und Duplikat sind eingebaut; Mitglieder laden ihre Bestätigungen selbst im Portal herunter.
Grenzen und offene Punkte
Eine elektronische Übermittlung der Zuwendungsdaten ans Finanzamt (ELSTER) bieten wir bewusst nicht an; die Bestätigung geht als PDF bzw. per E-Mail an den Spender. Die Texte folgen dem amtlichen Muster. Sonderfälle stimmen Sie trotzdem am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.
Und das kostet?
Ein Verein mit 500 Mitgliedern zahlt 15,00 € im Monat. Darin ist alles enthalten, was auf dieser Seite steht, ohne Tarifstufe und ohne Zusatzmodul.
Einrichtung 49 € inklusive Import-Assistent für Excel/CSV · monatlich kündbar
Häufige Fragen zu Spenden & Zuwendungsbestätigungen
Kostet das extra?
Nein. Spender, Zuwendungen, Zuwendungsbestätigungen, Jahreslauf und Spendenprojekte sind im Grundpreis enthalten. Nur Online-Spenden (Formular mit Zahlung über Stripe) sind ein Zusatzmodul: 1,90 € im Monat plus die Stripe-Gebühr 1:1 und 0,05 € + 0,2 % je Spende.
Entspricht die Bestätigung dem amtlichen Muster?
Ja, die Texte sind aus dem BMF-Schreiben übernommen, das die Muster festlegt. Ändert das Ministerium die Muster, kommt eine neue Version dazu; bereits ausgestellte Bestätigungen behalten ihre.
Was ist mit Spenden bis 300 €?
Bis 300 € genügt dem Finanzamt in der Regel der Kontoauszug des Spenders zusammen mit einem Beleg des Vereins. Bei Online-Spenden schickt ClubCoPilot genau diesen Beleg als Dankesmail. Eine Zuwendungsbestätigung können Sie trotzdem jederzeit ausstellen.
Können wir auch Sachspenden bestätigen?
Ja, mit Bezeichnung, Zustand, Bewertungsgrundlage und der Angabe, ob die Sache aus dem Betriebs- oder Privatvermögen stammt. Sachspenden werden immer einzeln bestätigt.
Wir sind ein Förderverein. Geht das auch mit Beiträgen?
Ja. Ist der Mitgliedsbeitrag bei Ihnen abzugsfähig, kann er bestätigt werden; einen freiwilligen Spendenanteil im Beitrag trennt ClubCoPilot bei der Zahlung automatisch ab.
Spenden auch Firmen bei uns?
Das ist kein Problem: Spender können Mitglieder, Privatpersonen oder Firmen sein, jeweils mit eigener Anschrift für die Bestätigung.
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