E-Rechnung im Verein: Die Pflicht gilt seit Januar 2025 – auch für euch

Diese Pflicht ist an den meisten Vereinen vorbeigegangen. Sie gilt trotzdem – und zwar seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist.

Was gilt

Jeder Verein mit Zweckbetrieb, wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb oder Vermögensverwaltung muss strukturierte E-Rechnungen empfangen und acht Jahre revisionssicher archivieren können.

Das Entscheidende steckt im Wort strukturiert:

• Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn sie per Mail kommt.
• Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbares Format – konkret XRechnung oder ZUGFeRD.
• Ein eingescanntes Papier ist erst recht keine.

Wer ist betroffen?

Fast jeder Verein, der irgendetwas verkauft oder vermietet:

• Ihr habt ein Vereinsheim mit Getränkeverkauf? → betroffen
• Ihr verkauft Bandenwerbung? → betroffen
• Ihr vermietet Räume oder verpachtet die Gaststätte? → betroffen
• Ihr nehmt Startgelder für Turniere? → betroffen
• Ihr habt einen Sponsor, für den ihr aktiv wirbt? → betroffen

Ein reiner ideeller Verein ohne jede wirtschaftliche Betätigung ist außen vor. Das sind in der Praxis die wenigsten.

Empfangen ist Pflicht – Ausstellen kommt später

Hier wird gern durcheinandergebracht:

	Ab wann
Empfangen und archivieren	schon jetzt (seit 01.01.2025), ohne Übergangsfrist
Ausstellen	gestaffelt; Kleinunternehmen mit ≤ 800.000 € Vorjahresumsatz: bis Ende 2027

Das heißt: Ihr müsst heute schon in der Lage sein, eine XRechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Selbst ausstellen müsst ihr sie noch nicht.

Was das praktisch bedeutet

Ein Lieferant schickt euch eine XRechnung. Was passiert dann?

Schlecht: Ihr könnt die Datei nicht öffnen, druckt sie irgendwie aus und heftet sie ab. Das erfüllt die Archivierungspflicht nicht – archiviert werden muss das Original im strukturierten Format, acht Jahre lang, unveränderbar.

Gut: Eure Software nimmt die Datei entgegen, liest sie aus, ordnet sie einer Buchung zu und archiviert das Original revisionssicher.

Was ihr jetzt tun solltet

1. Prüft, ob ihr betroffen seid – habt ihr irgendeinen Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb?
2. Legt eine E-Mail-Adresse für Rechnungen fest und teilt sie euren Lieferanten mit (z. B. rechnung@euer-verein.de).
3. Klärt, wie ihr archiviert – acht Jahre, im Originalformat, unveränderbar. Ein Ordner auf dem Laptop des Kassenwarts erfüllt das nicht.
4. Fragt eure Vereinssoftware, ob sie XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann.

Und wo stehen wir?

Ehrlich: Der Empfang von E-Rechnungen mit revisionssicherer Archivierung ist bei uns in Arbeit und steht ganz oben auf der Liste. Wir sagen dir das lieber hier, als dass du es später merkst.

Was heute schon geht: Belege liegen bei der Buchung, sind durchsuchbar und werden nicht in einem Karton aufbewahrt.

---

Rechtsstand Juli 2026. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung. Ob euer Verein betroffen ist, hängt von eurer konkreten wirtschaftlichen Betätigung ab – im Zweifel fragt euren Steuerberater.