E-Rechnung im Verein: Die Pflicht seit Januar 2025

Diese Pflicht ist an den meisten Vereinen vorbeigegangen. Sie gilt trotzdem, und zwar seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist.

Was gilt

Jeder Verein mit Zweckbetrieb, wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb oder Vermögensverwaltung muss strukturierte E-Rechnungen empfangen und acht Jahre revisionssicher archivieren können.

Entscheidend ist das Wort „strukturiert”:

• Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch dann nicht, wenn sie per Mail kommt.
• Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbares Format, konkret XRechnung oder ZUGFeRD.
• Ein eingescanntes Papier erfüllt die Anforderung ebenfalls nicht.

Wer ist betroffen?

Fast jeder Verein, der irgendetwas verkauft oder vermietet:

• Sie haben ein Vereinsheim mit Getränkeverkauf? → betroffen
• Sie verkaufen Bandenwerbung? → betroffen
• Sie vermieten Räume oder verpachten die Gaststätte? → betroffen
• Sie nehmen Startgelder für Turniere? → betroffen
• Sie haben einen Sponsor, für den Sie aktiv werben? → betroffen

Ein reiner ideeller Verein ohne jede wirtschaftliche Betätigung ist ausgenommen. Das sind in der Praxis die wenigsten. Welche Ihrer Einnahmen in welche Sphäre fallen, klärt der Ratgeber zu den vier Steuersphären im Verein.

Empfangen ist Pflicht, Ausstellen kommt später

Hier wird gern etwas durcheinandergebracht:

	Ab wann
Empfangen und archivieren	schon jetzt (seit 01.01.2025), ohne Übergangsfrist
Ausstellen	gestaffelt; Kleinunternehmen mit ≤ 800.000 € Vorjahresumsatz: bis Ende 2027

Das heißt: Sie müssen heute schon in der Lage sein, eine XRechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Selbst ausstellen müssen Sie sie noch nicht.

Was das praktisch bedeutet

Ein Lieferant schickt Ihnen eine XRechnung. Was passiert dann?

Ungünstig: Sie können die Datei nicht öffnen, drucken sie aus und heften sie ab. Das erfüllt die Archivierungspflicht nicht, denn archiviert werden muss das Original im strukturierten Format, acht Jahre lang, unveränderbar.

Günstig: Ihre Software nimmt die Datei entgegen, liest sie aus, ordnet sie einer Buchung zu und archiviert das Original revisionssicher.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Prüfen Sie, ob Ihr Verein betroffen ist: Gibt es irgendeinen Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb?
2. Legen Sie eine E-Mail-Adresse für Rechnungen fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit (z. B. rechnung@ihr-verein.de).
3. Klären Sie, wie Sie archivieren: acht Jahre, im Originalformat, unveränderbar. Ein Ordner auf dem Laptop des Kassenwarts erfüllt das nicht.
4. Fragen Sie Ihre Vereinssoftware, ob sie XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann.

Und wo stehen wir?

Der Empfang von E-Rechnungen mit revisionssicherer Archivierung ist bei ClubCoPilot noch in Arbeit und steht ganz oben auf der Liste. Das schreiben wir lieber hier, als dass Sie es später bemerken.

Was heute schon geht: Sie können Rechnungen außerhalb der Beiträge stellen, etwa für Trikots, Kursgebühren oder Startgelder, und sie wie den Beitrag einziehen. Belege liegen bei der Buchung, sind durchsuchbar und werden nicht in einem Karton aufbewahrt. Das zahlt sich spätestens bei der Kassenprüfung aus.

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Rechtsstand Juli 2026. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung. Ob Ihr Verein betroffen ist, hängt von Ihrer konkreten wirtschaftlichen Betätigung ab; im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.