Dokumentation Führungszeugnis
Erfasst genau die drei erlaubten Angaben – und bewusst KEINE Kopie, denn die dürft ihr nicht aufbewahren.
Diese Vorlage erfasst genau das, was ihr dokumentieren dürft – und nichts darüber hinaus. Der Verein darf KEINE Kopie und keinen Scan des Führungszeugnisses aufbewahren. Wer den Scan in einer Cloud ablegt, begeht selbst einen Datenschutzverstoß.
Wiedervorlage spätestens nach 5 Jahren. Löschung spätestens 3 Monate nach Ende der Tätigkeit. Beides muss jemand im Blick behalten – auch in fünf Jahren, wenn der heutige Jugendleiter längst nicht mehr im Amt ist.
Dokumentation der Einsichtnahme in ein erweitertes Führungszeugnis
nach § 72a SGB VIII
Verein: ______________________________
Betroffene Person
| Name | ______________________________ |
| Tätigkeit im Verein | ______________________________ |
| Beginn der Tätigkeit | ______________________________ |
Einwilligung
☐ Die schriftliche Einwilligung zur Einsichtnahme liegt vor. Datum: __________
Ohne vorherige Einwilligung ist die Einsichtnahme unzulässig.
Die drei zulässigen Angaben
| 1. Datum der Einsichtnahme | ______________________________ |
| 2. Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses | ______________________________ |
| 3. Feststellung | ☐ Es liegt keine einschlägige Eintragung im Sinne des § 72a Abs. 1 SGB VIII vor. |
Achtung, häufigster Fehler: Das Datum der Einsichtnahme ist nicht dasselbe wie das Ausstellungsdatum. Ihr braucht beide. Die meisten Vereine erfassen nur eines – meist das falsche.
Fristen
| Wiedervorlage spätestens am (max. 5 Jahre) | ______________________________ |
| Löschung spätestens am (3 Monate nach Tätigkeitsende) | ______________________________ |
Einsicht genommen durch: ______________________________
Unterschrift: ______________________________
⚠️ Keine Kopie aufbewahren
Weder auf Papier noch als Scan, weder im Aktenordner noch in der Cloud. Das Führungszeugnis wird eingesehen und zurückgegeben. Dokumentiert wird ausschließlich das, was oben steht.
Wer den Scan „nur zur Sicherheit” speichert, begeht genau mit dieser Vorsichtsmaßnahme einen Datenschutzverstoß.
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