Welche Vereinssoftware mahnt offene Beiträge automatisch?
Mahnen ist im Verein meist ein soziales Problem und kein technisches, denn man kennt sich. Deshalb hilft es, wenn eine vorher beschlossene Regel mahnt und nicht der Kassenwart persönlich.
Kurze Antwort
ClubCoPilot mahnt offene Forderungen mehrstufig und automatisch: Sie legen Mahnstufen mit eigenen Fristen und Mahngebühren fest, die Software wendet sie an, sobald eine Forderung offen bleibt. Jeder Mahnbrief trägt einen SEPA-QR-Code, den das Mitglied mit seiner Banking-App scannt, und einen Prüfcode, mit dem sich die Echtheit der Mahnung öffentlich nachsehen lässt. Einzelne Mitglieder lassen sich mit begründeter Mahnsperre überspringen; die Forderung bleibt dabei bestehen.
Wie das im Einzelnen läuft
1. Mahnstufen, die Sie selbst festlegen
Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung, jeweils mit eigenen Fristen und Mahngebühren. Die Software hält sich daran, auch wenn gerade niemand Lust hat.
2. Mahnsperre für Einzelfälle
Wer gerade eine schwere Zeit hat, wird mit begründeter Sperre übersprungen. Die Forderung bleibt sichtbar, sie verschwindet nicht aus der Kasse.
3. SEPA-QR-Code auf dem Brief
Das Mitglied scannt den Code, die Überweisung ist ausgefüllt. So entstehen weder Zahlendreher noch ein falscher Verwendungszweck.
4. Echtheitsprüfung
Jede Mahnung trägt einen Prüfcode. Der Empfänger kann auf einer öffentlichen Seite nachsehen, ob sie wirklich vom Verein stammt. Das schützt beide Seiten vor Fälschungen.
5. Versand je nach Stufe
Die Erinnerung per E-Mail über den eigenen zustellsicheren Mailserver, die zweite Mahnung gedruckt per Post.
Warum das ohne Kontoabgleich nicht funktioniert
Ein Mahnlauf ist nur so gut wie die Information, wer bezahlt hat. Wenn die Zahlungseingänge nicht automatisch zugeordnet werden, mahnt die Automatik Mitglieder an, die längst überwiesen haben, und das ist schlimmer, als gar nicht zu mahnen. Deshalb hängt diese Frage an der vorherigen: Ohne Bankabgleich gibt es kein verlässliches Mahnwesen.
Noch gefragt
Darf ein Verein Mahngebühren verlangen?
Der Verein kann Mahngebühren erheben, wenn Satzung oder Beitragsordnung das vorsehen und die Höhe dem tatsächlichen Aufwand entspricht. In ClubCoPilot wird die Gebühr je Mahnstufe hinterlegt.
Kann man einzelne Mitglieder vom Mahnlauf ausnehmen?
Ja, über eine Mahnsperre mit Begründung. Das Mitglied wird übersprungen, die offene Forderung bleibt in der Auswertung sichtbar.
Wie kommt die Mahnung zum Mitglied?
Je nach Stufe per E-Mail oder gedruckt per Post. Der Versand läuft über den eigenen zustellsicheren Mailserver, nicht über einen fremden Massenversender.
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