Neuer Kassenwart: Vereinsfinanzen in 7 Schritten

Herzlichen Glückwunsch, und je nachdem, was Ihr Vorgänger Ihnen übergeben hat, vielleicht auch Beileid.

Die meisten neuen Kassenwarte erben eines von drei Dingen: eine Excel-Datei, einen alten Windows-PC mit einer Software, deren Passwort niemand kennt, oder einen Karton.

Ab sofort haften Sie persönlich, und oft ist unklar, wo man anfangen soll. Dieser Text nennt eine Reihenfolge, die sich bewährt.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich Zugriff. Auf alles.

Bevor irgendetwas anderes passiert:

• Bankvollmacht. Ohne sie sind Sie handlungsunfähig. Die Bank braucht dafür in der Regel das Protokoll der Mitgliederversammlung und einen aktuellen Vereinsregisterauszug.
• Online-Banking-Zugang auf Ihren Namen, nicht der alte Zugang Ihres Vorgängers.
• Zugangsdaten zur bisherigen Software, zum E-Mail-Postfach, zum Steuerberater-Portal.
• Der Freistellungsbescheid vom Finanzamt. Fragen Sie danach, bis Sie ihn in der Hand haben.

Wichtig: Nutzen Sie nicht weiter den Zugang Ihres Vorgängers. Wenn etwas schiefgeht, kann niemand mehr feststellen, wer was getan hat, und Sie stehen als Letzter am Konto.

Schritt 2: Melden Sie die Vorstandsänderung an. Sofort.

§ 67 BGB verlangt, dass jede Vorstandsänderung unverzüglich beim Vereinsregister angemeldet wird. Die Unterschriften müssen notariell beglaubigt sein.

Das kostet ungefähr 30 € beim Notar plus rund 67 € Gerichtsgebühr. Wird die Änderung nicht gemeldet, entsteht eine Kette: Der Eintrag im Transparenzregister stimmt nicht mehr, daraus folgt eine eigene Meldepflicht, und bei Versäumnis droht ein Bußgeld.

Normalerweise wird der Verein automatisch aus dem Vereinsregister ins Transparenzregister übernommen, aber nicht in jedem Fall. Eine eigene Meldung ist nötig, wenn:

• ein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied im Ausland wohnt, oder
• ein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied eine andere als die deutsche Staatsangehörigkeit hat (auch bei doppelter Staatsbürgerschaft), oder
• die Vorstandsänderung nicht zeitnah ans Vereinsregister gemeldet wurde.

Die Prüfung dauert etwa fünf Minuten und erspart Ihnen einen Bußgeldbescheid.

Schritt 3: Machen Sie einen Kassensturz

Er gehört nicht auf „irgendwann”, sondern in die ersten zwei Wochen. Sie übernehmen einen Stand, und dieser Stand sollte zu Ihrem eigenen Schutz dokumentiert sein.

• Kontostände aller Konten, mit Datum, ausgedruckt.
• Barkasse zählen: wenn möglich gemeinsam mit Ihrem Vorgänger, zu zweit und mit Protokoll.
• Offene Forderungen: Wer schuldet dem Verein noch Beiträge?
• Offene Verbindlichkeiten: Was schuldet der Verein?
• Laufende Verträge: Versicherungen, Software, Miete, Strom, GEMA.

Ein unterschriebenes Übergabeprotokoll ist keine Misstrauensbekundung. Es ist die Grundlage dafür, dass Ihnen später niemand etwas anhängt, was vor Ihrer Zeit passiert ist.

Schritt 4: Finden Sie heraus, wann der Beitragslauf kommt

Dieser Termin bestimmt Ihre nächsten Monate.

Die meisten Vereine ziehen die Beiträge im Januar ein. Wurden Sie im Frühjahr gewählt, haben Sie Zeit. Wurden Sie im Herbst gewählt, bleibt Ihnen kaum welche.

Klären Sie:

• Wann wird eingezogen? Jährlich, halbjährlich, quartalsweise?
• Liegen SEPA-Mandate von allen Mitgliedern vor?
• Hat der Verein eine Gläubiger-Identifikationsnummer? (Sie ist bei der Bundesbank kostenlos erhältlich.)
• Wie wird die SEPA-Datei erzeugt, und von wem?

Was beim SEPA-Einzug rechtlich zu beachten ist, steht im Ratgeber SEPA-Lastschrift im Verein.

Oft übersehen: Ein SEPA-Mandat verfällt nach 36 Monaten ohne Nutzung. Hat ein Mitglied drei Jahre lang nichts gezahlt, ist sein Mandat erloschen.

Schritt 5: Bringen Sie die Mitgliederliste in Ordnung

Die Mitgliederliste ist die Grundlage für Beiträge, Bestandsmeldung, Stimmrecht und Mahnungen. Ist sie falsch, stimmt nichts davon.

Häufige Probleme:

• Doppelte Mitglieder: einmal mit „ß”, einmal mit „ss”.
• Ausgetretene, die noch drinstehen, teils seit 2011.
• Fehlende Austrittsdaten, sodass unklar ist, ob jemand zahlen muss.
• Familien, die als Einzelmitglieder geführt werden und den Familienrabatt trotzdem bekommen.

Planen Sie dafür einen Nachmittag ein. Er zahlt sich mehrfach aus. Eine Mitgliederverwaltung, die Dubletten findet und Ein- und Austritte mit Historie führt, hält die Liste danach dauerhaft sauber.

Schritt 6: Prüfen Sie die Löschfristen

Ein ausgetretenes Mitglied von 2009, dessen Adresse und Bankverbindung noch in der Liste stehen, ist ein Datenschutzverstoß, und Sie sind ab jetzt dafür verantwortlich.

Als grobe Faustregel gilt:

• Kontaktdaten: nach ca. 3 Jahren löschen.
• Kommunikationsdaten: nach ca. 6 Jahren.
• Beiträge und Buchungen bleiben für die steuerlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) erhalten, der Personenbezug kann aber entfallen.

Die Buchhaltung muss dafür nicht zerstört werden: Man anonymisiert die Person und behält die Zahlen.

Schritt 7: Entscheiden Sie, ob Sie so weitermachen wollen

Wer eine Excel-Datei geerbt hat, übergibt in drei Jahren dasselbe an den Nachfolger. Wer einen alten PC geerbt hat, gibt dieselben Passwortprobleme weiter.

Der Amtswechsel ist der Zeitpunkt, an dem ein Wechsel der Software am einfachsten ist. Danach fügt man sich in das Vorhandene und arbeitet zehn Jahre lang wie der Vorgänger.

Hinweise darauf, dass es Zeit für einen Wechsel ist:

• Der Beitragslauf kostet Sie mehr als einen Abend.
• Sie wissen nicht sicher, wer offene Beiträge hat.
• Die Buchhaltung existiert nur in Ihrem Kopf.
• Vor jedem Kassenprüfbericht wird Ihnen mulmig.
• Sie möchten beim nächsten Wechsel nicht selbst einen Karton übergeben.

Die Kurzfassung

Wann	Was
Woche 1	Bankvollmacht, Zugänge, Vereinsregister-Anmeldung
Woche 2	Kassensturz mit Protokoll
Woche 3	Beitragslauf klären, SEPA-Mandate prüfen
Woche 4	Mitgliederliste bereinigen, Löschfristen prüfen
Danach	Entscheiden, ob das System bleibt oder abgelöst wird