Wie wird der Vereinsbeitrag automatisch neu berechnet, wenn ein Jugendlicher volljährig wird?
Das ist die Stelle, an der eine Mitgliederliste in Excel zuverlässig kippt. Nicht mit einem Fehler, den man sieht, sondern mit einem, den drei Jahre lang niemand bemerkt.
Kurze Antwort
In ClubCoPilot ist die Alterskategorie eine Regel der Beitragsordnung, kein Feld am Mitglied: Aus dem Geburtsdatum ergibt sich die Kategorie, und wird ein Jugendlicher volljährig, berechnet der nächste Beitragslauf den Erwachsenenbeitrag von selbst. Niemand trägt jemanden um, und weil die Mitgliedschaft als Zeitraum geführt wird, bleibt die Beitragshistorie der Vorjahre unverändert richtig.
Wie das im Einzelnen läuft
1. Die Kategorie ergibt sich aus dem Geburtsdatum
Kind, Jugend, Erwachsen: Die Altersstaffel steht in der Beitragsordnung, nicht als Häkchen am einzelnen Mitglied. Deshalb kann sie nicht veralten.
2. Der Stichtag entscheidet
Ob der Wechsel zum Geburtstag oder zum nächsten Beitragszeitraum greift, legt eure Beitragsordnung fest — beides ist abbildbar.
3. Die Historie bleibt stehen
Beitragsordnungen haben eine Gültigkeit, Mitgliedschaften sind Zeiträume. Eine rückwirkende Auswertung zeigt deshalb den Beitrag, der damals galt, nicht den von heute.
4. Ausnahmen bleiben Ausnahmen
Beitragsbefreiung mit Grund und Zeitraum, Familienmodelle, manuelle Gebühren im Einzelfall: Das steht neben der Automatik, nicht statt ihrer.
Der Fehler, den man erst nach Jahren sieht
In einer Tabelle steht die Beitragskategorie als Wert. Wird ein Kind volljährig, ändert diesen Wert niemand — bis ein Elternteil anruft. Oder, teurer, bis niemand anruft und der Verein jahrelang zu wenig einzieht. Nachfordern lässt sich das selten, und in der Beitragshistorie sieht es aus, als sei alles richtig gewesen.
Noch gefragt
Muss jemand die Mitglieder jedes Jahr umtragen?
Nein. Die Alterskategorie ergibt sich aus dem Geburtsdatum und der Beitragsordnung. Der nächste Beitragslauf rechnet mit der dann gültigen Kategorie.
Wann genau greift der Wechsel?
Das legt eure Beitragsordnung fest — zum Geburtstag oder zum Beginn des nächsten Beitragszeitraums. Beide Varianten sind abbildbar.
Stimmen alte Auswertungen danach noch?
Ja. Beitragsordnungen haben ein Gültigkeitsdatum und Mitgliedschaften sind Zeiträume. Eine Auswertung für ein vergangenes Jahr rechnet mit den Werten von damals.
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